A vállalatok számára a személy- és vagyonvédelem nemcsak a biztonságos működés alapja, hanem egyben a vállalat megítélésére és hosszú távú fenntarthatóságára is hatással van. Egy hatékony költségvetés kidolgozása ezen a területen nemcsak a védelem szintjének biztosítását, hanem a költséghatékonyságot is figyelembe veszi. A mai modern környezetben, ahol a technológia, a kockázatok és a jogszabályok folyamatosan változnak, különösen fontos, hogy a biztonsági költségvetést stratégiai szemlélettel közelítsük meg. Az őrzés-védelmi költségvetés elfogadása egy alkufolyamat, amely során a részleg és annak vezetője is megmérettetik.
A fizikai biztonsági programok költségvetésének összeállítása stratégiai egyensúlyozás az emberek és eszközök biztonságának maximalizálása, a költségek alacsonyan tartása és a program költségvetésének megfelelő megtérülése között. A büdzsé-tervezés szerepe kulcsfontosságú a szervezet sikere szempontjából, mivel rövid és hosszú távú célokat biztosít nemcsak az operatív-, hanem a tőkeberuházások számára is. A felszínen a szellemi tulajdon és a fizikai eszközök védelme fontos, de a márka hírneve – és az alkalmazottak valamint az ügyfelek biztonsága – is összhangban van azokkal a szervezeti célokkal, amelyek elérésében a biztonság fontos szerepet játszik – írta még 2024 végén a Securitymagazine.com egyik cikke.
A mostani blogbejegyzésünk célja legyen tehát az, hogy ennek az írásnak a nyomán áttekintsük az optimális költségvetés kialakulásához vezető komplex folyamatot, amely megköveteli a kockázatok alapos elemzését, a rendelkezésre álló erőforrások megfelelő elosztását és a modern technológiák integrálását.
Ahogy az Americansecurityforce.com fogalmaz:
„A biztonsági költségvetések gondos tervezést és előrelátást igényelnek. A lehetséges előzetes és folyamatos költségek felmérése, a megelőző és reaktív intézkedések mérlegelése és egyéb tényezők figyelembevétele után elkezdheti megtervezni vállalkozása biztonsági költségvetését.”
Mit kell tervezni?
Biztonsági vezetőként meg kell értenie, majd el kell érnie annak felismerését, hogy a költségvetés tervezése több, mint a várható tőkekiadások (CAPEX) és a működési kiadások (OPEX) kalkulációja. A biztonsági költségvetés tervezésének a vállalati biztonsági stratégiai tervhez és annak rövid és hosszú távú védelmi céljaihoz is kapcsolódnia kell. Hasznos lehet, ha kitűzi a célok eléréséhez szükséges mérföldköveket. Ezek általában két kategóriára oszthatók, amelyeket a vezetés jobban megérthet, és amelyek egy hatékony üzleti ügy felépítése világosan megfogalmazhatja a biztonsági kezdeményezések üzleti értékét. Ezek:
1. A preventív biztonsági intézkedések
Ezek olyan biztonsági kezdeményezések, amelyeket elővigyázatossági céllal terveznek. Például;
- munkahelyi erőszak megelőzése és képzés,
- erőszakos, akár behatolás elleni védelem és gyakorlatok,
- fenyegetéskezelési csoport összeállítása,
- kritikus események kezelése és az üzletmenet folytonosságának tervezése és gyakorlása.
- fizikai biztonsági tervezés – a jogosulatlan belépés észlelése, megakadályozása és az arra való reagálás érdekében.
2. A reaktív biztonsági intézkedések
Ezek olyan biztonsági kezdeményezések, amelyek célja, hogy reagáljanak vagy válaszoljanak valamilyen eseményre.
Például;
- munkahelyi erőszakra vagy akár fegyveres incidensre való reagálás
- vizsgálatok a vállalati szabályzat vagy a büntetőjog lehetséges megsértése miatt
- ember által okozott vagy természeti eredetű kedvezőtlen események, amelyek hatással vannak az alkalmazottakra, a létesítményekre és a munkamenetre
(Az Aus.com írása itt megemlíti még az emberrablást és a váltságdíj-követelést is, de nem gondoljuk, hogy Magyarországon el lehetne érni az ilyen események várható költségeinek az őrző-védő büdzsébe való beépítését.)
A költségvetési folyamat megkezdéséhez fontos, hogy időt szánjon a szervezet konkrét fizikai biztonsági igényeinek felmérésére. Emellett az is fontos, hogy a büdzsé elkészítéséhez üzleti vezetőként, menedzserként közelítsen, ne csak biztonsági szakértőként. A vezetőknek először is alapos kockázatértékelést kell végezniük, leltárt kell készíteniük az összes fizikai eszközről, és meg kell érteniük a szervezetre vonatkozó szabályozási környezetet is. Ezután vegye figyelembe a következőket:
Határozza meg, honnan származik a pénz!
A vállalatok különböző módon osztják el a biztonságra szánt pénzt, és fontos megérteni a különböző költségvetési módszereket. A biztonsági vezetőknek el kell gondolkodniuk azon, hogy az ő cégük hogyan kezeli ez a büdzsét. Ha megérti a különbséget a zéró alapú- vagy az előző időszakból kiinduló, inkrementális költségvetés között, az valóban segíthet Önnek mint vezetőnek.
- Működési költségvetés
Ez fedezi az összes napi költséget, például a fizetéseket és a készleteket. Ez tartja fenn a villanyt és az iroda működését.
- Tőkeköltségvetés
Itt tervezik a szervezetek az olyan nagy, hosszú távú eszközberuházásokat, mint például egy új beléptető rendszer vállalati bevezetése vagy egy új irodahelyiség többéves bérlése.
- Projektköltségvetés
Amikor egy konkrét kezdeményezés vagy projekt van folyamatban, ez a költségvetés a megvalósítás pénzügyi igényeire összpontosít. Gyakran a tőkeköltségvetés részét képezi.
- Fix költségvetés
Ez a költségvetés évről évre ugyanaz marad, ami egy „kicsit trükkös” lehet, ha a költségek folyamatosan emelkednek. Néha más területeken is kiigazításokra van szükség ahhoz, hogy működőképes legyen.
- Nulla alapú költségvetés
Ennél minden kiadást minden egyes időszakban indokolni kell, és meg kell győződni arról, hogy minden elköltött, illetve elkölteni tervezett forint valóban szükséges-e.
A költségvetés elkészítése magában foglalja a személyzeti, felszerelési, működési, harmadik féltől származó erőforrások és a rendkívüli kiadásokra szánt források becsült költségeit.
Technológiai- és erőforrás-beruházások értékelése
A technológiai- és erőforrás-beruházások értékelése létfontosságú lépés azon szervezetek számára, amelyek biztosítani szeretnék, hogy a technológiai környezetük valóban a sikert szolgálja. Nem csupán a legújabb eszközök bevezetéséről van szó, hanem annak értékeléséről is, hogy azok mennyire fokozzák a termelékenységet és ösztönzik az innovációt. Az egyik leghatásosabb terület, amelyet fel kell tárni, a duplikált rendszerek közötti átfedések. Sok vállalkozás több platformmal zsonglőrködik, ami zűrzavarhoz és erőforrás-pazarláshoz vezet. Fontos megérteni, hogy az eltérő rendszerek milyen következményekkel járnak nem csak a költségvetésre, hanem az elemzők és a GSOC (a fizikai biztonság kezelését és felügyeletét szolgáló rendszer) üzemeltetők kiégésére is.
Biztonsági vezetőként ezeket a kérdéseket tegye fel:
- Ezek az eszközök ugyanazt teszik?
- Az eszközök konszolidálása racionalizálhatja a műveleteket, és értékes időt és költségvetést szabadíthat fel?
- Lassítja-e az incidensekre való reagálási időt az, hogy nem tudunk egyszerűsített munkafolyamatot megvalósítani?
- Mennyit költ a cég őrző-védő szolgáltatásokra vagy más, harmadik féltől származó beruházásokra?
- Segíthet-e a technológia e források egy részének proaktívabb módon történő kiegészítésében?
Az intelligens, adatvezérelt biztonsági stratégiák felé való elmozdulással, amelyek a fejlett elemzési módszereket használják fel, a szervezetek proaktívan azonosíthatják és mérsékelhetik a fenyegetéseket. Ez a megközelítés nemcsak a biztonságot növeli, hanem a költségeket is csökkenti, lehetővé téve az erőforrások átcsoportosítását más kritikus területekre.
Javaslat kidolgozása és bemutatása a vezetőségnek
Miután meghatározta, meghatározták, hogy a szervezetnek milyen költségvetésre van szüksége, és elkészült a program értékelése, részletes javaslatot kell kidolgozni, amelyben minden egyes kérést a szervezeti célokkal és a potenciális megtérüléssel kapcsolatban kell megindokolni.
A költségvetés hatékony bemutatása a vezetésnek kulcsfontosságú, mivel jelentősen befolyásolhatja a jóváhagyás eredményét. Fontos annak hangsúlyozása, hogy a javasolt beruházások hogyan illeszkednek a szélesebb körű üzleti célkitűzésekhez. Tegye a fizikai (és a kiber) biztonságot az üzleti stratégia részévé, ne csak egy költséghely legyen!
Ne feledje!:
- Értse meg a célközönséget!
Ismerje meg a szervezet céljait, és ennek megfelelően igazítsa a költségvetést! Alakítsa az üzenetet úgy, hogy bemutassa az egyes részlegek igényeit.
- Legyen világos és részletes!
Bontsa fel a költségeket, adjon indoklást, és hasonlítsa össze a korábbi költségvetésekkel! Használjon vizuális elemeket, hogy az adatok könnyen érthetőek és „izgalmasak” legyenek!
- Mutassa meg a megtérülést!
Számszerűsítse az egyes beruházások előnyeit, például a költségmegtakarításokat és a hatékonyságnövekedést, és kapcsolja össze őket az általános üzleti célokkal, hogy bemutassa az izgalmas lehetséges eredményeket!
- Mondjon el egy meggyőző történetet!
A költségvetést elbeszélésként fogalmazza meg! Rajzoljon eleven képet a jövőről a javasolt beruházásokkal és azok nélkül, a hosszú távú előnyöket magával ragadó módon hangsúlyozva!
- Vonja be korán az érintetteket!
Működjön együtt más részlegekkel a támogatás kiépítése érdekében! Mutassa meg, hogy a költségvetés hogyan segítheti őket céljaik elérésében, és teremtse meg az együttműködés légkörét!
- Legyen világos és lényegre törő!
Használjon egyértelmű nyelvezetet, és foglalja össze hatékonyan a legfontosabb pontokat.
Fel kell készülnie az olyan kérdések megválaszolására, mint:
- Van-e olcsóbb módja ennek?
- Hogyan illeszkedik ez a vállalati célokhoz?
- Szüksége van-e erre a szervezetnek most, vagy lehet-e halogatni?
- Hogyan illeszkedik ez a KPI-khez vagy kulcsfontosságú teljesítménymutatókhoz?
Folyamatos felügyelet biztosítása
A költségvetés jóváhagyása és végrehajtása után elengedhetetlen annak hatékonyságának nyomon követése. Rendszeresen vizsgálja felül a kiadásokat, értékelje a biztonsági intézkedések teljesítményét, és gyűjtse be a személyzet visszajelzéseit! Szükség szerint igazítsa ki a költségvetést a változó biztonsági igényekre vagy váratlan eseményekre való reagáláshoz.
Fontos, hogy felkészült és magabiztos maradjon! Végezzen kutatást! Tegye bele a munkát. Végső soron az, hogy a költségvetést jóváhagyják-e vagy sem, azon múlik, hogy a biztonsági vezető képes-e rangsorolni, kommunikálni és szükség esetén változtatni.
Összegzésképpen: a személy- és vagyonvédelmi költségvetés összeállítása a vállalat stratégiai tervezésének elengedhetetlen része. Egy jól átgondolt költségvetés nemcsak a biztonsági célkitűzések teljesítéséhez járul hozzá, hanem hosszú távon költségeket is megtakaríthat a hatékony erőforrás-allokációval. Kulcsfontosságú, hogy a tervezés során ne csupán a jelenlegi szükségleteket, hanem a jövőbeli trendeket és kihívásokat is figyelembe vegyük. A vállalatok így nemcsak a vagyonukat és munkavállalóikat védhetik meg, hanem biztosíthatják fenntartható működésüket is.
A címlapkép forrása: Freepik.com
Közzététel: 2025. március 18.
How to prepare an approved budget for personal- and property protection?
For companies, the protection of people and property is not only the basis for safe operations, but also affects the image and long-term sustainability of the company. Developing an effective budget in this area not only takes into account the level of protection provided, but also cost-effectiveness. In today's modern environment, where technology, risks and legislation are constantly changing, it is particularly important to approach security budgeting strategically. The adoption of a security budget is a bargaining process that involves the department and its manager.