Az épületek látogatókezelő rendszerei olyan technológiai megoldások, amelyek célja a látogatók nyilvántartása, követése és irányítása különféle létesítményekben, mint például irodaházakban, gyárakban, egyetemeken vagy önkormányzati épületekben. Ezek a rendszerek a biztonsági intézkedések javítására, a hatékonyság növelésére és a látogatói élmény optimalizálására szolgálnak. A digitalizáció és az automatizáció fejlődésével ezek a rendszerek egyre fejlettebbé válnak, különböző funkciókat és integrációkat kínálva, amelyek lehetővé teszik a gördülékeny látogatási folyamatokat.
A látogatókezelés lényege, hogy a szervezetek számára lehetőség nyílik arra, hogy lássák, ki érkezik a küszöbükre. Az alkalmazottaknak a recepciónál találkozniuk kell a biztonsági őrrel, hogy bejelentkezzenek, beolvassák a kártyájukat, hogy bejuthassanak a liftekhez, egy képernyő elé kell állniuk a biometrikus hitelesítéshez, esetleg más és további biztonsági ellenőrző lépésen, lépseken kell átesniük. A létesítmények üzemeltetéséért felelős vezetők értékes információkat tudhatnak meg az alkalmazottak és a vendégek bejelentkezésének megfigyelésével. Ha tudjuk, hogy ki és mikor érkezett az épületbe, akkor adataink lesznek az épület kihasználtságáról és az alkalmazottak jelenlétéről. Ez az információ kritikus fontosságú, ha incidens történik, így a biztonságianak esélyük van reagálni, mielőtt a probléma eszkalálódna – írta február 25-i cikkében a Facilityexecutive.com. Ez az írás adja az apropóját annak, hogy ezen a héten a látogatókkal kapcsolatos biztonsági kérdéseket tekintsük át egy kicsit alaposabban.
A különböző szervezetek különböző módon kezelik a látogatók belépését. Az egyik legjobb módja a látogatók befogadásának egy látogatókezelő rendszer használata. Ezeket a rendszereket úgy tervezték, hogy a látogatókat egy látogatói adatbázisba rögzítse, és ideiglenes látogatói belépőkártyát adjon ki, amelyet a speciális látogatókártya-olvasókkal felszerelt portálokon lehet használni.
Az ideiglenes látogatói belépőkártyákat a legfejlettebb rendszerek kártyalapra nyomtatják, és tartalmazzák a látogató fényképét, a nevét, a lejárati dátumot és a kártyaszámot. A kártyán a látogatói belépőkártya számának megfelelő vonalkód is szerepelhet.
Bár egyes létesítmények csak arra használják a látogatókezelő rendszereket, hogy nyomon kövessék, ki lépett be a bejárati ajtón, és a kártyákat csak a létesítményben tartózkodó látogatók személyi igazolványaként használják, más létesítmények teljes mértékben belépőkártyaként használják a látogatókártyákat, amelyeket a beléptető rendszerrel együtt használnak, hogy a látogatók kíséret nélkül léphessenek be a kijelölt, ellenőrzött területekre.
Egyes látogatókezelő rendszerek a látogatói belépési tevékenységet a munkavállalói belépési tevékenységtől elkülönítve követik nyomon, bár sok beléptető rendszer programozható úgy, hogy mindkettőt nyomon kövesse. A legtöbb ilyen rendszer felhasználóinak legalább néhány olyan kulcs bejárati (és kilépési) olvasója is van, amely a látogatói belépőkártyákat és a dolgozói belépőkártyákat is használja. Gyakran ezeket az olvasókat az előcsarnokok forgatókapuin helyezik el, amelyek mind a munkavállalói belépőkártyák olvasására szolgáló proximity típusú olvasókkal, mind a látogatói belépőkártyák olvasására szolgáló vonalkódolvasókkal felszereltek. A látogatókat máshová kísérik a létesítményben. A beléptető kapuk rögzítik a létesítménybe belépő és az onnan távozó látogatókat.
A látogatókat a látogatások dátuma vagy gyakorisága, valamint az általuk felkeresett alkalmazottak és egyéb adatok alapján lehet nyomon követni. A látogatói belépőkártyák legnagyobb előnye, hogy a dolgozói belépőkártyákkal ellentétben eldobhatóak.
Látogatókezelő rendszerek funkciói
A modern látogatókezelő rendszerek számos funkciót kínálnak általánosságban, amelyek hozzájárulnak az épületek biztonságához és hatékonyságához. Ezek közé tartoznak:
1. Előzetes regisztráció
Lehetővé teszi a látogatók előzetes bejelentkezését, így érkezéskor gyorsabban és egyszerűbben tudnak belépni az épületbe.
2. Azonosítás és beléptetés
A látogatók azonosítása különböző technológiák segítségével történhet, mint például QR-kódok, RFID-kártyák, biometrikus azonosítás.
3. Biztonsági ellenőrzések
A rendszer figyelemmel kíséri a látogatók mozgását és a belépési engedélyek betartását, ezáltal növelve az épület biztonságát.
4. Látogatói napló
Nyilvántartást vezet a látogatók érkezéséről és távozásáról, ami segítséget nyújt a későbbi elemzésekhez és jelentésekhez.
A látogatókezelő rendszerek előnyei
Az épületek látogatókezelő rendszerei számos előnnyel járnak mind az üzemeltetők, mind a látogatók számára:
1. Biztonság
Az azonosítási és ellenőrzési folyamatok révén csökken a nem kívánt látogatók bejutásának kockázata.
2. Hatékonyság
Az automatizált folyamatok csökkentik az adminisztratív terheket, és lehetővé teszik a gyorsabb beléptetést.
3. Látogatói élmény
A gördülékeny és zökkenőmentes beléptetés hozzájárul a látogatók pozitív élményéhez.
4. Adatkezelés
A rendszer által gyűjtött adatok hasznos információkat nyújtanak a látogatói szokásokról és az épület használatáról.
A mai fejlett rendszerek képesek hitelesíteni a látogatók személyazonosságát, és integrálhatók vagy integrálhatók lennének külső adatbázisokkal (például bűnügyi nyilvántartásokkal vagy kitiltott látogatók adatbázisával) a háttérellenőrzés elvégzése érdekében. Ez segít azonosítani a potenciális veszélyeztetőket, mielőtt azok belépnének a létesítménybe. Emellett ezek a rendszerek valós idejű riasztásokat is indíthatnak, amelyek értesítik a biztonságiakat vagy a vezetőséget, ha egy látogatót bármilyen okból megjelölnek, lehetővé téve a proaktív beavatkozást és a jobb kockázatcsökkentést.
A döntéshozóknak kiemelt feladata az, hogy csökkentsék a behatolók azon lehetőségét, hogy megkerüljék az épület védelmi rendszerét. A fizikai biztonsági stratégia kidolgozásakor és a látogatókezelő rendszer (VMS) kiválasztásakor számos fenyegetést kell figyelembe venniük annak meghatározásához, hogy melyik rendszer lesz a legmegfelelőbb az épületeik számára. Melyek ezek a szempontok?
A legjobb látogatókezelő rendszer azonosítása
Természetesen a létesítménygazdálkodási teamek igényeiktől és képességeiktől függően különbözőképpen közelítik meg ezeket a speciális rendszereket. Míg egyes vállalatok fejlett digitális rendszereket használnak, addig mások még mindig a hagyományos módszerekre, például a tollal és papírral kitöltött bejelentkezési lapokra támaszkodnak, ezzel elkerülhető kockázatoknak kitéve a szervezeteket. Az elkerülhető kockázatok közé tartozik például, hogy a recepciósok véletlenül átengednek valakit bejelentkezés nélkül, nincsenek kamerák felszerelve az esetleges interakciók megfigyelésére (stb.).
Napjainkban egyre több szervezet fektet be technológiailag fejlett VMS-be, hogy pontos adatokat gyűjtsön mindenkiről, aki belép az épületükbe, ingatlanukba. Manapság már számos rendszer van forgalomban, s ezek közül a legtöbb megbízható funkciókat kínál, beleértve az előzetes regisztrációt, a belépőkártyát, a látogatók nyomon követését és a valós idejű értesítéseket is. A nagyságrend érzékeltetésére: a látogatókezelő rendszerek globális piaca az előrejelzések szerint a 2023-as 1,6 milliárd USD-ről 2028-ra – 13,7%-os CAGR-érték mellett – 3,0 milliárd USD-re nő. A Markets and Markets megállapítása szerint a látogatómenedzsment rendszerek piacának növekedését számos tényező hajtja, többek között a biztonságra való fokozott összpontosítás, a racionalizált és hatékony élmények iránti igény, valamint a szabályozók és jogi előírások betartásának követelménye.
A Grand View Research szakértői ezzel nagyjából megegyező bővülést prognosztizálnak: a 2023-as 1,63 milliárd USD-ről 2024 és 2030 között 13,4%-os CAGR-értékkel fog növekedni.
A VMS-rendszer kiválasztásakor az olyan létesítményeknek, mint az iskolák, kormányzati épületek és egészségügyi létesítmények, további szempontokat kell szem előtt tartaniuk. „Az iskoláknak a gyermekek biztonságára kell összpontosítaniuk, ezért különösen fontos, hogy csak az arra jogosult személyek tudjanak ide belépni. A kormányzati épületek szigorú biztonsági engedélyt és gyakran szigorú látogatókövetést igényelnek az auditálás és a szabályozások betartása érdekében. És természetesen az egészségügyi létesítményekben a betegek adatainak védelme a legfontosabb, így az egészségügyi előírásoknak való megfelelés és az érzékeny területekre való ellenőrzött belépés itt is elengedhetetlen.
Az egészségügyi létesítmények a felhasználási esetek széles skáláját kínálják. Különösen a kórházaknak vannak, lehetnek speciálisabb igényeik, például a látogatók beléptetésének összekapcsolása bizonyos betegekhez, és a látogatási korlátok beállítása a beteg ellátásának szintje alapján.
Végső soron a létesítményeknek olyan rendszerekbe kell befektetniük, amelyek a legjobban megfelelnek az igényeiknek és az általános kockázattűrő képességüknek. A különböző biztonsági képességek kombinációjának bevonásával csökkenthető, annak a kockázata, hogy az események kikerüljenek a biztonságiak ellenőrzése alól. Tehát amikor a látogatókezelő rendszerekről van szó, e nagy teljesítményű platformok videó- és beléptető megoldásokkal való kombinálásával a szervezetek átfogó, intelligens biztonsági keretrendszert építhetnek ki, amely megfelel a modern épületirányítás követelményeinek.
Várható innovációk
A hatékony látogatókezelési stratégia fenntartása szempontjából a jövőben kulcsfontosságú lesz a biztonsági igények és az alkalmazottak kényelmének egyensúlyban tartása, valamint a bejelentkezési folyamat optimalizálása, hogy az a lehető legzökkenőmentesebb legyen.
A látogatókezelő rendszerekbe beépített két legnagyobb feltörekvő technológia az alkalmazásalapú megoldások és az arcfelismerés. Az alkalmazásalapú megoldások kiküszöbölik a saját hardver szükségességét, nagyobb rugalmasságot biztosítva a szervezetek számára, hogy kihasználják a meglévő hardvert, és az igényeiknek leginkább megfelelő bejelentkezési környezetet hozzanak létre. Egyes alkalmazásalapú rendszerek még azt is lehetővé teszik, hogy a vendégek személyes eszközeiket használják a bejelentkezési folyamathoz. Az arcfelismerés segít csökkenteni annak kockázatát, hogy a rendszer hamis pozitív eredményt küldjön vissza, enyhítve a front office személyzet adminisztratív terheit, és zökkenőmentesebb bejelentkezési folyamatot teremtve a vendégek számára.
A látogatókezelés egyre inkább mobilközpontú, érintésmentes és integrált lesz. Az olyan technológiák, mint a QR-kódok és a bluetooth-engedélyek megnyitják az utat a kényelmesebb, biztonságosabb és hatékonyabb látogatói élmények előtt.
Az előzetes regisztrációt, az önbejelentkezést és a valós idejű kommunikációt lehetővé tevő mobilalkalmazások javítják a látogatók és a létesítmények közötti interakciót, és ezzel egyidejűleg növelik a biztonságot és a működési hatékonyságot. Ahogy ezek a technológiák tovább fejlődnek, még több fejlett funkcióra számíthatunk, mint például a mesterséges intelligencia vezérelt beléptetés és a valós idejű analitika, amelyek minden eddiginél intelligensebbé és zökkenőmentesebbé teszik a látogatókezelő rendszereket.
A Markets and Markets már hivatkozott tanulmánya szerint látogatókezelés világában egyre népszerűbbé válik a fejlett elemzési és jelentéstételi képességek integrálása. A VMS-megoldások a mesterséges intelligenciát és az analitikát használják az átfogóbb adatelemzés és a döntéshozatal javítása érdekében. Az AI-alapú VMS automatikusan észleli a gyanús viselkedést vagy szabálytalanságokat, és figyelmezteti a biztonsági személyzetet a potenciális biztonsági fenyegetésekre. A valós idejű adatok és elemzések hasznos információkat nyújtanak a látogatói forgalomról és viselkedésről, lehetővé téve az ingatlanszervezetek számára, hogy megalapozott döntéseket hozzanak az erőforrások elosztásával és a biztonsági intézkedésekkel kapcsolatban.
Mint láthatta, a látogatókezelő rendszerek elengedhetetlenek a modern épületek működésében, hiszen növelik a biztonságot, hatékonyságot és a látogatói elégedettséget. Az új technológiák, mint például a mesterséges intelligencia és az IoT (Internet of Things), további lehetőségeket nyitnak meg ezeknek a rendszereknek a fejlesztésére és integrálására. Ahogy a világ egyre inkább digitalizálódik, az épületek látogatókezelő rendszerei is egyre fontosabb szerepet kapnak a fenntartható és biztonságos létesítmények kialakításában.
A címlapkép forrása: AI által készített illusztráció
Közzététel: 2025. március 4.
Visitor management systems in our everyday life
Building visitor management systems are technological solutions designed to register, track and manage visitors in various facilities such as office buildings, factories, universities or municipal buildings. These systems are designed to improve security measures, increase efficiency and optimise the visitor experience. With the evolution of digitalisation and automation, these systems are becoming more and more advanced, offering different functionalities and integrations to enable smooth visitation processes.